Firmare documenti informatici

Quando è necessario (e quando no) firmare documenti nello sportello online

Se un'istanza o una pratica è presentata direttamente dal richiedente che si autentica allo sportello online con SPID o CNS/CPS:

  • Tutti i documenti da lui presentati (sia come moduli compilati, che come allegati) non richiedono di essere firmati, in quanto come previsto dal CAD la loro validità giuridica è equivalente a quella di un documento firmato con firma autografa alla presenza di un pubblico ufficiale.
  • Lo sportello online inoltre crea in automatico un allegato con il report di sessione (non modificabile) contenente tutte le informazioni relative all'utilizzo di SPID o CNS/CPS
  • Questo report di sessione (in PDF) viene inviato come allegato al protocollo dell'Ente che lo protocolla come allegato al documento principale e poi inviato in conservazione sostitutiva

Se invece è una terza persona (come ad esempio un professionista nel caso di pratiche edilizie) a presentare una pratica tramite lo sportello per conto del richiedente:

  • Tutti i documenti presentati relativi al richiedente (sia come moduli compilati, che come allegati) dovranno essere firmati dal richiedente.
  • Per agevolare i cittadini sprovvisti da dispositivo di firma elettronica qualificata è stata prevista la possibilità di firmare  i moduli e gli allegati presentati dal professionista sia con firma elettronica che con firma autografa (in quaesto ultimo caso il professionista guidato dal sistema dovrà allegare la scansione del modulo stampato, che è stata fatta firmare al richiedente, salvata come file PDF/A)

Come fare per firmare con firma elettronica

Prima di tutto ti occorre un dispositivo di firma

Per poter generare firme digitali hai bisogno di un dispositivo sicuro per la generazione delle firme (una smartcard o un token USB). Se usi una smart card hai bisogno che al tuo computer sia collegato l'apposito lettore; se invece usi un token USB devi semplicemente inserirlo in una delle porte disponibili.

Se non hai un dispositivo di firma, devi assolutamente procurartene uno!

...poi ti serve il software per l'apposizione della firma elettronica

Il software è in grado di interagire con il dispositivo di firma per gestirlo (ad esempio per cambiare il PIN) e per generare le firme.

Attento: devi usare il software distribuito da chi ha emesso il certificato che userai per firmare!

Per intenderci:

  • se vuoi firmare con il certificato di firma di Regione Lombardia (quello installato nativamente sulle TS-CNS rilasciate da Regione Lombardia) devi usare il software CRS Manager
  • se vuoi firmare con il certificato di firma di InfoCert devi usare il software DiKe o il software File Protector (questo vale anche se il certificato InfoCert è stato fisicamente installato sulla tua TS-CNS)
  • se vuoi firmare con il certificato di firma PosteCert devi usare il software FirmaOK!gold
  • se vuoi firmare con un certificato Aruba PEC devi usare il software ArubaSign.

...quali documenti devo firmare?

Nelle guide alla presentazione delle istanze è indicato con chiarezza l'elenco dei documenti e degli allegati da produrre per la presentazione di ogni istanza.

...in che formato devono essere i documenti?

Il formato richiesto per la presentazione di moduli e allegati è il PDF/A.

I documenti infatti non devono poter esser modificati dopo che sono stati firmati.

...firma digitale o firma elettronica?

E ora devi porti la domanda fatidica:

devo firmare con firma digitale o con firma elettronica avanzata?

Ricorda che:

e se vuoi istruzioni più dettagliate:

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